Jakie dokumenty niezbędne są podczas zakładania spółki?

Jednym ze sposobów prowadzenia działalności gospodarczej są spółki prawa handlowego. Przedsiębiorca może działać na rynku, tworząc spółkę jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną. Ich zakładanie wymaga jednak przygotowania odpowiednich dokumentów. Rejestracja spółki następuje po uprzednim złożeniu ich w sądzie rejestrowym. W wielu przypadkach wyspecjalizowane biuro księgowe pomoże z sukcesem zrealizować to przedsięwzięcie.

Spółki osobowe

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych spółki dzielą się na spółki osobowe i spółki kapitałowe. Najprostszą spółką osobową jest spółka jawna. Zakładanie spółki jawnej należy rozpocząć od spisania ze wspólnikami umowy spółki. Musi ona zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Po jej podpisaniu konieczne jest skompletowanie wniosków, które następnie trzeba złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego.

Wypełnić należy formularz KRS-W1 będący wnioskiem o wpis spółki jawnej do rejestru. Do niego należy dołączyć załącznik KRS-WB wskazujący wspólników spółki, załącznik KRS-WK informujący o wspólnikach uprawnionych do jej reprezentacji, a także formularz KRS-WM wskazujący na przedmiot działalności. W przypadku, gdy otwarte zostaną oddziały terenowe spółki, niezbędne będzie dołączanie załącznika KRS-WA, a jeśli powołani zostaną prokurenci, trzeba wypełnić druk KRS-WL. Do wniosku należy dołączyć także wykaz wspólników wraz z ich adresami zamieszkania.

Rejestracja spółki partnerskiej (dedykowanej dla przedstawicieli wolnych zawodów) i komandytowej odbywa się w podobny sposób co założenie spółki jawnej. Do wniosku zamiast wykazu wspólników należy jednak dołączyć odpowiednio wykaz partnerów i komplementariuszy oraz komandytariuszy. Ponadto, jeśli w spółce partnerskiej powołany został fakultatywny zarząd, to wówczas konieczne jest załączenie dokumentu potwierdzającego wybór jego członków.

W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej – zamiast umowy spółki – konieczne jest zawarcie przez akcjonariuszy statutu spółki. Jej rejestracja odbywa się na formularzu KRS-W2 i należy do niego dołączyć, oprócz dokumentów wymienionych przy spółce jawnej, dokument o powołaniu członków organów spółki oraz oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału.

Spółki kapitałowe

Nieco inna procedura zakładania spółki dotyczy spółek kapitałowych, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. Spółkę z o.o. można zarejestrować, wnioskując o to na formularzu KRS-W3, do którego należy dołączyć druki informujące o jej oddziałach (KRS-WA), wspólnikach podlegających wpisowi do rejestru (KRS-WE), sposobie powstania (KRS-WH), organach spółki (KRS-WK), prokurentach (KRS-WL) i przedmiocie działalności (KRS-WM). Konieczne jest także przedłożenie umowy spółki, oświadczenia zarządu o wniesieniu kapitału, dokumentu o powołaniu członków organów spółki, listy wspólników oraz nazwisk, imion i adresów członków zarządu. Warto wspomnieć, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona nawet przez jednego wspólnika.

Najbardziej skomplikowane jest zakładanie spółki akcyjnej. Zakłada się ją, wypełniając formularz KRS-W4. Wraz z nim należy dołączyć dokumentów mówiący o sposobie powstania podmiotu (KRS-WH), o jego oddziałach (KRS-WA), o emisji akcji (KRS-WG) oraz druki KRS-WK, KRS-WL i KRS-WM, o których była mowa już wcześniej. Sąd odmówi wpisania spółki akcyjnej do KRS w przypadku braku statutu spółki lub aktu notarialnego obejmującego zawiązanie spółki akcyjnej i oświadczenia o objęciu akcji, potwierdzonego przez bank lub firmę inwestycyjną dowodu wpłaty na akcje, oświadczenia wszystkich członków zarządu o wniesieniu wymaganych statutem wpłat na akcje oraz wkładów niepieniężnych, a także dokumentu o powołaniu członków organów spółki. Jeżeli statut spółki przewiduje minimalną lub maksymalną wysokość kapitału zakładowego konieczne jest także przedstawienie oświadczenia zarządu o wysokości objętego kapitału zakładowego.

Pamiętać należy, żeby wraz z wniesieniem wniosku Krajowego Rejestru Sądowego uiścić opłatę w wysokości 500 zł za wpis spółki oraz 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dotyczy to zarówno spółek osobowych, jak i kapitałowych. Spółki można rejestrować, składając dokumenty w tradycyjnej papierowej formie lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obecnie nawet podczas elektronicznej rejestracji spółki skorzystać możemy ze wsparcia biura rachunkowego. W Warszawie, Poznaniu, a także w mniejszych miastach takich jak Garwolin z łatwością znajdziemy księgowych specjalizujących się w tej dziedzinie.

Podsumowanie

Rejestracja spółki nie jest trudna. Żeby ten proces przejść bez zbędnych trudności konieczne jest jednak rozeznanie w obowiązujących przepisach. Szczególną uwagę zwrócić należy na formę, w jakiej powinny być zawierane umowy i statuty poszczególnych spółek. Biuro księgowe z pewnością pomoże wybrać odpowiednią spółkę dla naszego modelu działalności i pomoże przebrnąć przez gąszcz biurokratycznych wymagań.